La presente informativa spiega come trattiamo i tuoi dati personali quando visiti insidercarrental.com, ci chiedi un preventivo, ci contatti, prenoti un’auto oppure noleggi e guidi uno dei nostri veicoli.
1. Titolare del trattamento
- •Globcar Oy, che opera con il nome commerciale Insider Car Rental (codice identificativo aziendale 3565603-4), Korkalonkatu 31-33, 96200 Rovaniemi, Finlandia, info@insidercarrental.com.
- •Globcar Oy è il titolare del trattamento dei dati personali dei locatari e dei visitatori del sito web. Per qualsiasi domanda o richiesta in materia di privacy, scrivi a info@insidercarrental.com.
2. Quali dati raccogliamo e da dove provengono
Da te, quando prenoti o chiedi un preventivo
- •Nome, indirizzo email e numero di telefono.
- •Dati del noleggio: date, orari e luoghi di ritiro e riconsegna, categoria del veicolo, pacchetto di protezione, extra, codice sconto e prezzo.
- •L’età del conducente, che determina quali auto possono essere noleggiate e se si applica il supplemento conducente giovane (conducenti dai 18 ai 25 anni). Online non chiediamo la data di nascita.
- •Dati facoltativi del conducente: numero e data di scadenza della patente di guida, indirizzo, CAP, città e paese. Puoi lasciare vuoti questi campi e fornire i dati al banco noleggio.
- •Eventuali messaggi o note che scegli di scrivere.
Da te, quando usi il modulo di contatto
Nome, indirizzo email, numero di telefono, il tuo messaggio e le date di noleggio che indichi.
Al banco noleggio
Controlliamo la patente di guida e un documento d’identità (passaporto o carta d’identità) di ogni conducente. Registriamo i dati necessari per il contratto di noleggio, come nome, data di nascita, indirizzo, numero della patente, paese di rilascio e data di scadenza, e acquisiamo una copia della patente e della pagina del documento d’identità con la fotografia. Utilizziamo le copie per verificare la tua identità, per prevenire le frodi e per comunicare i tuoi dati alle autorità o alle compagnie assicurative quando la legge lo richiede o quando sei coinvolto in un incidente stradale, in un caso di danno o in un’indagine penale connessi al noleggio. Non acquisiamo copie di informazioni non necessarie. Registriamo inoltre la carta utilizzata per il deposito cauzionale (tramite il fornitore dei servizi di pagamento, senza il numero completo della carta) e scattiamo foto delle condizioni del veicolo al ritiro e alla riconsegna.
Dai tuoi messaggi
Se ci contatti via email, WhatsApp o un altro canale, trattiamo i dati che scegli di condividere, come nome, recapiti, dati di viaggio e copie di documenti. Trasferiamo nel nostro sistema di prenotazione i dati necessari per il noleggio ed eliminiamo dal messaggio le copie dei documenti.
Dai fornitori dei servizi di pagamento
La conferma dell’esito positivo o negativo di un pagamento, l’importo e un riferimento della transazione. Non vediamo né conserviamo mai il numero completo della tua carta.
Dal veicolo
Dati telematici, vedi la sezione 9.
Dalle autorità e da terzi
Avvisi di multe per divieto di sosta, sanzioni per violazioni stradali, pedaggi e richieste di risarcimento danni relativi a un noleggio, e informazioni provenienti dalle compagnie assicurative e dal proprietario del veicolo in caso di danni, furti e incidenti.
Automaticamente, quando navighi sul sito web
Dati tecnici come indirizzo IP, tipo di browser, pagine visitate e orario della visita, e dati raccolti dai cookie (vedi la sezione 8). L’indirizzo IP è utilizzato anche per limitare gli invii ripetuti dei moduli.
Importante: Ti invitiamo a non inserire dati relativi alla salute o altri dati sensibili nei campi a testo libero.
3. Perché utilizziamo i tuoi dati e su quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica (articolo 6 del GDPR) |
|---|---|
| Rispondere alle richieste di preventivo e alle domande, creare e gestire la tua prenotazione, riscuotere il pagamento, inviare le conferme, consegnare l’auto e riceverla alla riconsegna | Esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su tua richiesta |
| Verificare la patente di guida e l’identità di ogni conducente | Contratto, nostro legittimo interesse a prevenire le frodi e a identificare la persona responsabile del veicolo, e obbligo legale quando la legge ci impone di verificare l’abilitazione alla guida o di fornire informazioni alle autorità |
| Contabilità e documentazione fiscale | Obbligo legale (legge finlandese sulla contabilità e legge finlandese sulla procedura di accertamento fiscale) |
| Comunicare i dati del conducente alle autorità in relazione alle multe per infrazioni stradali | Obbligo legale |
| Gestire danni, furti, multe, pedaggi e sinistri assicurativi | Contratto, obbligo legale e nostro legittimo interesse a tutelare i nostri veicoli e beni |
| Telematica del veicolo (sezione 9) | Nostro legittimo interesse a localizzare e tutelare il veicolo e a gestire danni, furti, multe e manutenzione; esecuzione del contratto di noleggio; ove applicabile, obbligo legale |
| Assistenza clienti via email, WhatsApp e altri canali | Contratto e nostro legittimo interesse a risponderti |
| Garantire la sicurezza del sito web e del sistema di prenotazione, prevenire spam e abusi e correggere gli errori | Legittimo interesse |
| Misurare l’utilizzo del sito web, utilizzare cookie pubblicitari e inviare a Google dati di contatto in forma hash per misurare le conversioni pubblicitarie | Il tuo consenso, che puoi revocare in qualsiasi momento |
Quando il trattamento si fonda sul legittimo interesse, abbiamo bilanciato tale interesse con i tuoi diritti. Puoi opporti in qualsiasi momento (vedi la sezione 7).
Se non fornisci i dati necessari per una prenotazione (nome, indirizzo email e un numero di telefono funzionante), non possiamo accettarla. I dati del conducente non inseriti online devono essere forniti al banco noleggio prima della consegna dell’auto.
4. Con chi condividiamo i dati
Condividiamo con ciascun destinatario solo i dati di cui ha bisogno.
Fornitori di servizi che trattano i dati per nostro conto
- •HQ Rental Software, il nostro sistema di gestione delle prenotazioni e dei noleggi. In esso sono conservati i dati delle prenotazioni, dei clienti e dei conducenti, nonché le copie delle patenti di guida e dei documenti d’identità.
- •Stripe, che elabora i pagamenti con carta su una pagina di pagamento sicura. I dati della carta sono trasmessi direttamente a Stripe. Stripe agisce inoltre come titolare autonomo del trattamento per le proprie attività di prevenzione delle frodi.
- •Resend, che invia le email dal sito web, come le conferme dei preventivi e del modulo di contatto.
- •Supabase, che conserva le richieste di preventivo e i messaggi del modulo di contatto.
- •Vercel, che ospita il sito web e le sue funzioni server.
- •Google: Google Workspace ospita la nostra posta elettronica. Con il tuo consenso, Google Tag Manager carica Google Analytics e Google Ads.
- •Cookiebot (Usercentrics), che registra le tue scelte sui cookie.
- •Elfsight, che mostra le nostre recensioni Google sul sito web, solo con il tuo consenso.
- •Cloudflare, che distribuisce il video della home page, solo con il tuo consenso.
- •WhatsApp Business (Meta), se ci scrivi su WhatsApp.
- •Il fornitore del sistema telematico installato nel veicolo.
- •I nostri fornitori di servizi contabili e informatici, nella misura in cui la loro attività lo richieda.
Altri destinatari, solo se necessario
- •Il proprietario del veicolo, le compagnie assicurative e le autorità, per le finalità indicate nella sezione 9 e in caso di danni, furti e incidenti.
- •Le autorità che elevano le multe per infrazioni stradali, quando la legge ci impone di comunicare i dati del conducente.
- •Agenzie di recupero crediti, avvocati o tribunali, se un credito rimane insoluto.
Se ci contatti tramite WhatsApp, anche WhatsApp (Meta) tratta la conversazione secondo la propria informativa sulla privacy. Non vendiamo i tuoi dati personali.
5. Trasferimenti al di fuori del SEE
- •Alcuni dei nostri fornitori di servizi hanno sede negli Stati Uniti o possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo, tra cui Stripe, Resend, Supabase, Vercel, Google, Cloudflare e Meta (WhatsApp). Le funzioni server del sito web sono eseguite a Stoccolma, in Svezia.
- •Quando i dati sono trasferiti al di fuori del SEE, il trasferimento si fonda sul quadro UE-USA per la protezione dei dati personali (EU-U.S. Data Privacy Framework), se il fornitore è certificato, oppure sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea. Puoi chiederci maggiori informazioni su queste garanzie.
6. Per quanto tempo conserviamo i dati
| Dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Contratti di noleggio, fatture e registrazioni dei pagamenti | Sei anni dalla fine dell’anno solare in cui si è chiuso l’esercizio, come previsto dalla legge finlandese sulla contabilità e dalla legge finlandese sulla procedura di accertamento fiscale |
| Altri dati di prenotazione e dei clienti che non sono documenti contabili, come numero di telefono, indirizzo e note | Tre anni dalla fine del noleggio, per far fronte a eventuali pretese entro il termine ordinario di prescrizione previsto dal diritto finlandese |
| Copie delle patenti di guida e dei documenti d’identità | Cancellate al più tardi sei mesi dopo la riconsegna dell’auto, poiché gli avvisi relativi a multe, pedaggi e costi di parcheggio possono pervenire fino a sei mesi dopo. Conservate più a lungo solo se è ancora aperto un caso di danno, furto, incidente o multa, oppure un procedimento penale, connesso al noleggio. |
| Dati telematici | Fino a sei mesi dalla fine del noleggio oppure, se è aperto un caso di danno, furto, incidente o multa, fino alla sua chiusura |
| Documentazione relativa a danni, incidenti, multe e richieste di risarcimento | Fino alla chiusura della pratica e alla scadenza del termine di prescrizione (normalmente tre anni) e, se comprende pagamenti, per il periodo previsto per i documenti contabili |
| Messaggi relativi a una prenotazione ricevuti via email, WhatsApp e altri canali | Tre anni dalla fine del noleggio |
| Richieste di preventivo, messaggi del modulo di contatto e altri messaggi che non portano a una prenotazione | 12 mesi dall’ultimo contatto |
| Cookie della sessione di pagamento | Due ore (pagamento in corso) e 24 ore (ricevuta di pagamento) |
| Contatori che limitano gli invii ripetuti dei moduli | Fino a 24 ore |
| Cookie analitici e pubblicitari | Come indicato nelle impostazioni dei cookie, al massimo 13 mesi |
Come eliminiamo i dati
Il nostro sistema di prenotazione (HQ Rental Software) contiene i dati delle prenotazioni, dei clienti e dei conducenti. Ogni mese eliminiamo le copie delle patenti di guida e dei documenti d’identità il cui periodo di conservazione è scaduto. Ogni anno cancelliamo o anonimizziamo i dati dei clienti ed eliminiamo le email e i messaggi di chat il cui periodo di conservazione è scaduto. Conserviamo soltanto ciò di cui abbiamo ancora bisogno, come i documenti contabili che la legge ci impone di conservare, e lo eliminiamo alla scadenza del relativo periodo di conservazione. I dati eliminati possono permanere per un periodo limitato nei backup cifrati dei nostri fornitori di servizi prima di essere sovrascritti.
Se ci chiedi di cancellare i tuoi dati
Eliminiamo tutto ciò che non siamo tenuti a conservare. Ti indichiamo quali dati dobbiamo conservare, ad esempio i documenti contabili, e per quanto tempo.
7. I tuoi diritti
Ai sensi del GDPR hai il diritto di:
- •accedere ai dati personali che ti riguardano in nostro possesso e ottenerne copia;
- •ottenere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
- •ottenere la cancellazione dei tuoi dati, salvo che siamo tenuti a conservarli, ad esempio a fini contabili;
- •ottenere la limitazione del trattamento in determinati casi;
- •ricevere i dati che ci hai fornito in un formato leggibile da dispositivo automatico (portabilità dei dati);
- •opporti al trattamento basato sul nostro legittimo interesse;
- •revocare il consenso in qualsiasi momento, ad esempio quello ai cookie analitici e pubblicitari. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca stessa.
Invia le richieste a info@insidercarrental.com. Potremmo dover prima verificare la tua identità. Rispondiamo entro un mese; tale termine può essere prorogato di due mesi per le richieste complesse.
Hai inoltre il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati, in particolare nel paese dell’UE in cui risiedi o lavori. In Finlandia tale autorità è l’Ufficio del Garante per la protezione dei dati (tietosuoja.fi).
9. Telematica del veicolo
- •I veicoli possono essere dotati di un sistema telematico che registra posizione, chilometraggio, stile di guida e stato tecnico. I dati sono utilizzati per localizzare il veicolo, per gestire danni, furti, multe e manutenzione e per adempiere agli obblighi di legge.
- •I dati sono comunicati al proprietario del veicolo, alle compagnie assicurative o alle autorità solo se necessario per tali finalità e in conformità al GDPR.
- •Non utilizziamo i dati telematici per seguire i tuoi spostamenti per nessun’altra finalità.
10. Processi decisionali automatizzati
- •Non prendiamo decisioni che ti riguardano basate unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulla tua persona.
- •Il sito web verifica automaticamente quali categorie di veicoli sono disponibili in base all’età del conducente e aggiunge il supplemento conducente giovane quando le condizioni di noleggio lo prevedono (conducenti dai 18 ai 25 anni). Si tratta di regole di noleggio pubblicate, applicate a tutti allo stesso modo.
11. Sicurezza
- •I dati sono trasmessi tramite connessioni cifrate (HTTPS).
- •L’accesso ai dati personali, e in particolare alle copie dei documenti d’identità, è limitato alle persone che ne hanno bisogno per il proprio lavoro.
- •I fornitori di servizi che trattano dati per nostro conto sono vincolati da accordi sul trattamento dei dati.
12. Modifiche alla presente informativa
- •Potremmo aggiornare la presente informativa quando cambiano i nostri servizi o la legge. La data riportata in cima a questa pagina indica la versione più recente.
- •Consulta anche le nostre Condizioni di noleggio.
Domande sui tuoi dati?
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