La présente politique explique comment nous traitons vos données personnelles lorsque vous consultez insidercarrental.com, nous demandez un devis, nous contactez, réservez une voiture, ou louez et conduisez l’un de nos véhicules.
1. Responsable du traitement
- •Globcar Oy, exerçant sous le nom commercial Insider Car Rental (numéro d’identification d’entreprise 3565603-4), Korkalonkatu 31-33, 96200 Rovaniemi, Finlande, info@insidercarrental.com.
- •Globcar Oy est responsable du traitement des données personnelles des locataires et des visiteurs du site. Adressez toute question ou demande relative à la protection des données à info@insidercarrental.com.
2. Données collectées et leur provenance
Auprès de vous, lors d’une réservation ou d’une demande de devis
- •Nom, adresse e-mail et numéro de téléphone.
- •Informations sur la location : dates, heures et lieux de prise en charge et de restitution, catégorie de véhicule, formule de protection, options, code de réduction et prix.
- •L’âge du conducteur, qui détermine les voitures pouvant être louées et l’application éventuelle du supplément jeune conducteur (conducteurs âgés de 18 à 25 ans). Nous ne demandons pas la date de naissance en ligne.
- •Informations facultatives sur le conducteur : numéro et date d’expiration du permis de conduire, adresse, code postal, ville et pays. Vous pouvez laisser ces champs vides et fournir ces informations à l’agence de location.
- •Tout message ou toute remarque que vous choisissez de nous transmettre.
Auprès de vous, lorsque vous utilisez le formulaire de contact
Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, votre message et les dates de location que vous mentionnez.
À l’agence de location
Nous vérifions le permis de conduire et une pièce d’identité (passeport ou carte nationale d’identité) de chaque conducteur. Nous enregistrons les informations nécessaires au contrat de location, telles que le nom, la date de naissance, l’adresse, le numéro du permis de conduire, le pays de délivrance et la date d’expiration, et nous réalisons une copie du permis de conduire et de la page de la pièce d’identité qui comporte la photographie. Nous utilisons ces copies pour vérifier votre identité, prévenir la fraude et communiquer vos informations aux autorités ou aux assureurs lorsque la loi l’exige ou en cas d’accident de la circulation, de sinistre ou d’enquête pénale vous concernant en lien avec la location. Nous ne copions pas les informations dont nous n’avons pas besoin. Nous enregistrons également la carte utilisée pour le dépôt de garantie (par l’intermédiaire du prestataire de paiement, sans le numéro complet de la carte) et prenons des photos de l’état du véhicule lors de la prise en charge et de la restitution.
À partir de vos messages
Si vous nous contactez par e-mail, par WhatsApp ou par un autre canal, nous traitons les informations que vous choisissez de communiquer, telles que votre nom, vos coordonnées, les détails de votre voyage et des copies de documents. Nous transférons dans notre système de réservation les informations nécessaires à votre location et supprimons du message les copies de documents.
Auprès des prestataires de paiement
La confirmation qu’un paiement a abouti ou échoué, son montant et une référence de transaction. Nous ne voyons ni ne conservons jamais le numéro complet de votre carte.
À partir du véhicule
Données télématiques : voir la section 9.
Auprès des autorités et de tiers
Les avis de contravention de stationnement, d’infraction routière ou de péage et les réclamations pour dommages liés à une location, ainsi que les informations transmises par les assureurs et par le propriétaire du véhicule en cas de dommage, de vol ou d’accident.
Automatiquement, lorsque vous naviguez sur le site
Des données techniques telles que l’adresse IP, le type de navigateur, les pages consultées et l’heure de la visite, ainsi que les données collectées par les cookies (voir la section 8). L’adresse IP sert également à limiter les envois répétés de formulaires.
Important : Veuillez ne pas saisir de données de santé ni d’autres données sensibles dans les champs de texte libre.
3. Finalités du traitement et bases légales
| Finalité | Base légale (article 6 du RGPD) |
|---|---|
| Répondre aux demandes de devis et aux questions, créer et gérer votre réservation, encaisser le paiement, envoyer les confirmations, remettre et récupérer la voiture | Exécution d’un contrat, ou exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande |
| Vérifier le permis de conduire et l’identité de chaque conducteur | Contrat, notre intérêt légitime à prévenir la fraude et à identifier la personne responsable du véhicule, et obligation légale lorsque la loi nous impose de vérifier le droit de conduire ou de communiquer des informations aux autorités |
| Tenue de la comptabilité et pièces fiscales | Obligation légale (loi finlandaise sur la comptabilité et loi finlandaise sur la procédure d’imposition) |
| Communiquer aux autorités les informations relatives au conducteur en cas d’amende de circulation | Obligation légale |
| Gérer les dommages, vols, amendes, péages et déclarations de sinistre auprès des assureurs | Contrat, obligation légale et notre intérêt légitime à protéger nos véhicules et nos biens |
| Télématique des véhicules (section 9) | Notre intérêt légitime à localiser et à protéger le véhicule ainsi qu’à gérer les dommages, les vols, les amendes et l’entretien ; le contrat de location ; et l’obligation légale le cas échéant |
| Service client par e-mail, WhatsApp et d’autres canaux | Contrat et notre intérêt légitime à vous répondre |
| Assurer la sécurité du site et du système de réservation, prévenir le spam et les abus, et corriger les erreurs | Intérêt légitime |
| Mesurer l’utilisation du site, utiliser des cookies publicitaires et envoyer à Google des coordonnées hachées pour mesurer les conversions publicitaires | Votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment |
Lorsque le traitement repose sur notre intérêt légitime, nous avons mis celui-ci en balance avec vos droits. Vous pouvez vous opposer à ce traitement à tout moment (voir la section 7).
Si vous ne fournissez pas les informations nécessaires à une réservation (nom, adresse e-mail et numéro de téléphone valide), nous ne pouvons pas l’enregistrer. Les informations relatives au conducteur que vous n’avez pas renseignées en ligne doivent être fournies à l’agence de location avant la remise du véhicule.
4. Destinataires des données
Nous ne communiquons à chaque destinataire que les données dont il a besoin.
Prestataires (sous-traitants) qui traitent des données pour notre compte
- •HQ Rental Software, notre système de réservation et de gestion des locations. Les informations relatives aux réservations, aux clients et aux conducteurs, ainsi que les copies des permis de conduire et des pièces d’identité, y sont conservées.
- •Stripe, qui traite les paiements par carte sur une page de paiement sécurisée. Les données de carte sont transmises directement à Stripe. Stripe agit également en qualité de responsable du traitement indépendant pour ses propres activités de prévention de la fraude.
- •Resend, qui envoie les e-mails du site, tels que les accusés de réception des demandes de devis et des messages du formulaire de contact.
- •Supabase, qui stocke les demandes de devis et les messages envoyés via le formulaire de contact.
- •Vercel, qui héberge le site et ses fonctions serveur.
- •Google : Google Workspace héberge notre messagerie. Avec votre consentement, Google Tag Manager charge Google Analytics et Google Ads.
- •Cookiebot (Usercentrics), qui enregistre vos choix en matière de cookies.
- •Elfsight, qui affiche nos avis Google sur le site, uniquement avec votre consentement.
- •Cloudflare, qui diffuse la vidéo de la page d’accueil, uniquement avec votre consentement.
- •WhatsApp Business (Meta), si vous nous écrivez par WhatsApp.
- •Le fournisseur du système télématique installé dans le véhicule.
- •Nos prestataires comptables et informatiques, lorsque leur mission l’exige.
Autres destinataires, uniquement si nécessaire
- •Le propriétaire du véhicule, les assureurs et les autorités, pour les finalités décrites à la section 9 et en cas de dommage, de vol ou d’accident.
- •Les autorités qui émettent les amendes de circulation, lorsque la loi nous impose de leur communiquer les informations relatives au conducteur.
- •Les sociétés de recouvrement, les avocats ou les juridictions, si une créance reste impayée.
Si vous nous contactez par WhatsApp, WhatsApp (Meta) traite également la conversation conformément à sa propre politique de confidentialité. Nous ne vendons pas vos données personnelles.
5. Transferts hors de l’EEE
- •Certains de nos prestataires sont établis aux États-Unis ou peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen (EEE), notamment Stripe, Resend, Supabase, Vercel, Google, Cloudflare et Meta (WhatsApp). Les fonctions serveur du site sont exécutées à Stockholm, en Suède.
- •En cas de transfert de données hors de l’EEE, nous nous appuyons sur le cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework) si le prestataire est certifié, ou sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Vous pouvez nous demander plus d’informations sur ces garanties.
6. Durée de conservation des données
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Contrats de location, factures et justificatifs de paiement | Six ans à compter de la fin de l’année civile au cours de laquelle l’exercice comptable s’est achevé, conformément à la loi finlandaise sur la comptabilité et à la loi finlandaise sur la procédure d’imposition |
| Autres données relatives aux réservations et aux clients qui ne constituent pas des pièces comptables, telles que le numéro de téléphone, l’adresse et les remarques | Trois ans à compter de la fin de la location, afin de couvrir les réclamations pendant le délai de prescription de droit commun prévu par le droit finlandais |
| Copies des permis de conduire et des pièces d’identité | Supprimées au plus tard six mois après la restitution de la voiture, car les avis d’amendes de circulation, de péages et de frais de stationnement peuvent arriver jusqu’à six mois plus tard. Conservées plus longtemps uniquement si un dossier lié à la location (dommage, vol, accident, amende ou affaire pénale) est toujours en cours. |
| Données télématiques | Jusqu’à six mois après la fin de la location ou, si un dossier de dommage, de vol, d’accident ou d’amende est en cours, jusqu’à sa clôture |
| Dossiers relatifs aux dommages, accidents, amendes et réclamations | Jusqu’à la clôture du dossier et l’expiration du délai de prescription (normalement trois ans) et, lorsqu’ils comportent des paiements, pendant la durée applicable aux pièces comptables |
| Messages échangés par e-mail, WhatsApp et d’autres canaux au sujet d’une réservation | Trois ans à compter de la fin de la location |
| Demandes de devis, messages du formulaire de contact et autres messages qui n’aboutissent pas à une réservation | 12 mois à compter du dernier contact |
| Cookies de session de paiement | Deux heures (paiement en cours) et 24 heures (reçu de paiement) |
| Compteurs limitant les envois répétés de formulaires | Jusqu’à 24 heures |
| Cookies de mesure d’audience et publicitaires | Durée indiquée dans les paramètres des cookies, 13 mois au maximum |
Comment nous supprimons les données
Notre système de réservation (HQ Rental Software) contient les informations relatives aux réservations, aux clients et aux conducteurs. Chaque mois, nous supprimons les copies des permis de conduire et des pièces d’identité dont la durée de conservation a expiré. Chaque année, nous effaçons ou anonymisons les informations client et supprimons les e-mails et messages instantanés dont la durée de conservation a expiré. Nous ne conservons que ce dont nous avons encore besoin, comme les pièces comptables que la loi nous impose de conserver, et le supprimons à l’expiration de sa durée de conservation. Les données supprimées peuvent subsister pendant une durée limitée dans les sauvegardes chiffrées de nos prestataires avant d’être écrasées.
Si vous nous demandez d’effacer vos données
Nous supprimons tout ce que nous ne sommes pas tenus de conserver. Nous vous indiquons ce que nous devons conserver, par exemple les pièces comptables, et pendant combien de temps.
7. Vos droits
En vertu du RGPD, vous avez le droit :
- •d’accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet et d’en obtenir une copie ;
- •d’obtenir la rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- •d’obtenir l’effacement de vos données, sauf si nous sommes tenus de les conserver, par exemple pour la comptabilité ;
- •d’obtenir la limitation du traitement dans certaines situations ;
- •de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format lisible par machine (portabilité des données) ;
- •de vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
- •de retirer votre consentement à tout moment, par exemple pour les cookies de mesure d’audience et publicitaires. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué avant celui-ci.
Adressez vos demandes à info@insidercarrental.com. Nous pouvons être amenés à vérifier d’abord votre identité. Nous répondons dans un délai d’un mois, qui peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, en particulier dans le pays de l’UE où vous résidez ou travaillez. En Finlande, il s’agit du Bureau du médiateur de la protection des données (tietosuoja.fi).
9. Télématique des véhicules
- •Les véhicules peuvent être équipés d’un système télématique qui enregistre la position, le kilométrage, le comportement de conduite et l’état technique. Ces données servent à localiser le véhicule, à traiter les dommages, les vols, les amendes et l’entretien, et à respecter les obligations légales.
- •Les données ne sont communiquées au propriétaire du véhicule, aux assureurs ou aux autorités que lorsque cela est nécessaire à ces finalités et conformément au RGPD.
- •Nous n’utilisons pas les données télématiques pour suivre vos déplacements à d’autres fins.
10. Prise de décision automatisée
- •Nous ne prenons à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire.
- •Le site vérifie automatiquement les catégories de véhicules disponibles selon l’âge du conducteur et ajoute le supplément jeune conducteur lorsque les conditions de location le prévoient (conducteurs âgés de 18 à 25 ans). Il s’agit des règles de location publiées, appliquées de la même manière à tous.
11. Sécurité
- •Les données sont transmises via des connexions chiffrées (HTTPS).
- •L’accès aux données personnelles, et en particulier aux copies des pièces d’identité, est réservé aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leur travail.
- •Nos sous-traitants sont liés par des contrats encadrant le traitement des données.
12. Modifications de la présente politique
- •Nous pouvons mettre à jour la présente politique en cas d’évolution de nos services ou de la législation. La date indiquée en haut de cette page est celle de la version la plus récente.
- •Voir également nos Conditions générales de location.
Des questions sur vos données ?
Pour toute question concernant vos données personnelles ou pour exercer vos droits, n’hésitez pas à nous contacter.
