Tässä selosteessa kerrotaan, miten käsittelemme henkilötietojasi, kun käyt sivustolla insidercarrental.com, pyydät meiltä tarjousta, otat meihin yhteyttä, varaat auton tai vuokraat jonkin autoistamme ja ajat sillä.
1. Rekisterinpitäjä
- •Globcar Oy, joka toimii nimellä Insider Car Rental (Y-tunnus 3565603-4), Korkalonkatu 31-33, 96200 Rovaniemi, Suomi, info@insidercarrental.com.
- •Globcar Oy on vuokraajien ja sivuston käyttäjien henkilötietojen rekisterinpitäjä. Lähetä tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt osoitteeseen info@insidercarrental.com.
2. Mitä tietoja keräämme ja mistä saamme ne
Sinulta, kun teet varauksen tai pyydät tarjousta
- •Nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
- •Vuokrauksen tiedot: nouto- ja palautuspäivät, -ajat ja -paikat, autoluokka, turvapaketti, lisäpalvelut, alennuskoodi ja hinta.
- •Kuljettajan ikä, josta riippuu, mitä autoja voi vuokrata ja peritäänkö nuoren kuljettajan lisämaksu (18–25-vuotiaat kuljettajat). Verkossa emme kysy syntymäaikaa.
- •Vapaaehtoiset kuljettajan tiedot: ajokortin numero ja voimassaolopäivä, katuosoite, postinumero, kaupunki ja maa. Voit jättää nämä tyhjiksi ja antaa ne auton noudon yhteydessä.
- •Viestit ja lisätiedot, jotka kirjoitat itse.
Sinulta, kun käytät yhteydenottolomaketta
Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, viestisi ja mainitsemasi vuokrauspäivät.
Auton noudon yhteydessä
Tarkistamme jokaisen kuljettajan ajokortin ja henkilöllisyystodistuksen (passin tai kansallisen henkilökortin). Kirjaamme vuokrasopimukseen tarvittavat tiedot, kuten nimen, syntymäajan, osoitteen, ajokortin numeron, myöntämismaan ja voimassaolopäivän, ja otamme kopion ajokortista sekä henkilöllisyystodistuksen kuvasivusta. Käytämme kopioita henkilöllisyytesi varmentamiseen, petosten estämiseen ja tietojesi luovuttamiseen viranomaisille tai vakuutusyhtiöille, kun laki sitä edellyttää tai kun olet osallisena vuokraukseen liittyvässä liikenneonnettomuudessa, vahinkotapauksessa tai rikostutkinnassa. Emme kopioi tietoja, joita emme tarvitse. Kirjaamme myös takuuvaraukseen käytetyn kortin (maksupalvelun kautta, ilman kortin koko numeroa) ja valokuvaamme auton kunnon noudon ja palautuksen yhteydessä.
Viesteistäsi
Jos otat meihin yhteyttä sähköpostitse, WhatsAppissa tai muun kanavan kautta, käsittelemme tiedot, jotka itse päätät kertoa, kuten nimesi, yhteystietosi, matkatietosi ja asiakirjojen kopiot. Siirrämme vuokraukseen tarvittavat tiedot varausjärjestelmäämme ja poistamme asiakirjojen kopiot viesteistä.
Maksupalveluilta
Vahvistus maksun onnistumisesta tai epäonnistumisesta, summa ja tapahtumatunniste. Emme koskaan näe emmekä tallenna kortin koko numeroa.
Autosta
Telematiikkatiedot, ks. kohta 9.
Viranomaisilta ja kolmansilta osapuolilta
Vuokraukseen liittyvät ilmoitukset pysäköintivirhemaksuista, liikenneseuraamuksista, tiemaksuista ja vahingonkorvausvaatimuksista sekä vakuutusyhtiöiltä ja auton omistajalta saatavat tiedot vahinko-, varkaus- ja onnettomuustapauksissa.
Automaattisesti, kun selaat sivustoa
Tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaimen tyyppi, sivut, joilla olet käynyt, ja käynnin ajankohta, sekä evästeiden keräämät tiedot (ks. kohta 8). IP-osoitetta käytetään myös toistuvien lomakelähetysten rajoittamiseen.
Tärkeää: Älä kirjoita vapaatekstikenttiin terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja.
3. Miksi käsittelemme tietojasi ja millä oikeusperusteella
| Käsittelyn tarkoitus | Oikeusperuste (GDPR:n 6 artikla) |
|---|---|
| Tarjouspyyntöihin ja tiedusteluihin vastaaminen, varauksen tekeminen ja hallinnointi, maksun vastaanottaminen, vahvistusten lähettäminen sekä auton luovuttaminen ja vastaanottaminen | Sopimuksen täytäntöönpano tai pyynnöstäsi toteutettavat sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet |
| Jokaisen kuljettajan ajokortin ja henkilöllisyyden tarkistaminen | Sopimus, oikeutettu etumme (petosten estäminen ja autosta vastuussa olevan henkilön tunnistaminen) sekä lakisääteinen velvoite silloin, kun laki edellyttää meitä tarkistamaan ajo-oikeuden tai luovuttamaan tietoja viranomaisille |
| Kirjanpito ja verotukseen liittyvä aineisto | Lakisääteinen velvoite (kirjanpitolaki ja laki verotusmenettelystä) |
| Kuljettajan tietojen luovuttaminen viranomaisille liikennesakkojen käsittelyä varten | Lakisääteinen velvoite |
| Vahinkojen, varkauksien, sakkojen, tiemaksujen ja vakuutuskorvausvaatimusten käsittely | Sopimus, lakisääteinen velvoite ja oikeutettu etumme (autojemme ja muun omaisuutemme suojaaminen) |
| Auton telematiikka (kohta 9) | Oikeutettu etumme (auton paikantaminen ja suojaaminen sekä vahinkojen, varkauksien, sakkojen ja huollon käsittely), vuokrasopimus sekä soveltuvin osin lakisääteinen velvoite |
| Asiakaspalvelu sähköpostitse, WhatsAppissa ja muissa kanavissa | Sopimus ja oikeutettu etumme (yhteydenottoihisi vastaaminen) |
| Sivuston ja varausjärjestelmän tietoturvasta huolehtiminen, roskapostin ja väärinkäytösten estäminen sekä virheiden korjaaminen | Oikeutettu etu |
| Sivuston käytön mittaaminen, mainosevästeet ja yhteystietojen lähettäminen Googlelle tiivistemuotoon (hash) muunnettuina mainonnan konversioiden mittaamiseksi | Suostumuksesi, jonka voit peruuttaa milloin tahansa |
Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, olemme punninneet tätä etua oikeuksiasi vasten. Voit vastustaa tällaista käsittelyä milloin tahansa (ks. kohta 7).
Jos et anna varaukseen tarvittavia tietoja (nimi, sähköpostiosoite ja toimiva puhelinnumero), emme voi ottaa varausta vastaan. Verkossa tyhjiksi jätetyt kuljettajan tiedot on annettava auton noudon yhteydessä, ennen kuin auto luovutetaan.
4. Kenelle luovutamme tietoja
Luovutamme kullekin vastaanottajalle vain ne tiedot, joita se tarvitsee.
Palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja puolestamme
- •HQ Rental Software, varaus- ja vuokrauksenhallintajärjestelmämme. Siihen tallennetaan varaus-, asiakas- ja kuljettajatiedot sekä ajokorttien ja henkilöllisyystodistusten kopiot.
- •Stripe, joka käsittelee korttimaksut suojatulla maksusivulla. Korttitiedot välittyvät suoraan Stripelle. Oman petostentorjuntansa osalta Stripe toimii lisäksi itsenäisenä rekisterinpitäjänä.
- •Resend, joka lähettää sivuston sähköpostit, kuten vahvistukset tarjouspyynnöistä ja yhteydenottolomakkeen viesteistä.
- •Supabase, joka tallentaa tarjouspyynnöt ja yhteydenottolomakkeen viestit.
- •Vercel, joka ylläpitää sivustoa ja sen palvelinfunktioita.
- •Google: Google Workspace ylläpitää sähköpostiamme. Suostumuksellasi Google Tag Manager lataa Google Analyticsin ja Google Adsin.
- •Cookiebot (Usercentrics), joka tallentaa evästevalintasi.
- •Elfsight, joka näyttää Google-arvostelumme sivustolla vain suostumuksellasi.
- •Cloudflare, joka toimittaa etusivun videon vain suostumuksellasi.
- •WhatsApp Business (Meta), jos lähetät meille viestin WhatsAppissa.
- •Autoon asennetun telematiikkajärjestelmän toimittaja.
- •Kirjanpito- ja IT-palveluntarjoajamme, kun niiden työ sitä edellyttää.
Muut vastaanottajat vain silloin, kun se on välttämätöntä
- •Auton omistaja, vakuutusyhtiöt ja viranomaiset kohdassa 9 mainittuja tarkoituksia varten sekä vahinko-, varkaus- ja onnettomuustapauksissa.
- •Liikennesakkoja määräävät viranomaiset, kun laki edellyttää meitä luovuttamaan kuljettajan tiedot.
- •Perintäyhtiöt, asianajajat tai tuomioistuimet, jos saatavaa ei makseta.
Jos otat meihin yhteyttä WhatsAppissa, myös WhatsApp (Meta) käsittelee keskustelua oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Emme myy henkilötietojasi.
5. Tietojen siirrot ETA-alueen ulkopuolelle
- •Osa palveluntarjoajistamme, kuten Stripe, Resend, Supabase, Vercel, Google, Cloudflare ja Meta (WhatsApp), on yhdysvaltalaisia tai voi käsitellä tietoja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella. Sivuston palvelinfunktiot toimivat Ruotsin Tukholmassa.
- •Kun tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), jos palveluntarjoaja on sertifioitu kehyksen mukaisesti, tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin. Voit pyytää meiltä lisätietoja näistä suojatoimista.
6. Kuinka kauan säilytämme tietoja
| Tiedot | Säilytysaika |
|---|---|
| Vuokrasopimukset, laskut ja maksutiedot | Kuusi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi on päättynyt, kuten kirjanpitolaki ja verotusmenettelystä annettu laki edellyttävät |
| Muut varaus- ja asiakastiedot, jotka eivät ole kirjanpitoaineistoa, kuten puhelinnumero, osoite ja lisätiedot | Kolme vuotta vuokrauksen päättymisestä, jotta mahdolliset vaatimukset voidaan käsitellä Suomen lain mukaisen yleisen vanhentumisajan kuluessa |
| Ajokorttien ja henkilöllisyystodistusten kopiot | Poistetaan viimeistään kuuden kuukauden kuluttua auton palauttamisesta, koska ilmoitukset liikennesakoista, tiemaksuista ja pysäköintimaksuista voivat saapua vielä kuuden kuukauden kuluttua. Säilytetään pidempään vain, jos vuokraukseen liittyvä vahinko-, varkaus-, onnettomuus-, sakko- tai rikosasia on yhä kesken. |
| Telematiikkatiedot | Enintään kuusi kuukautta vuokrauksen päättymisestä tai, jos vahinko-, varkaus-, onnettomuus- tai sakkoasia on kesken, kunnes asia on päättynyt |
| Tiedot vahingoista, onnettomuuksista, sakoista ja korvausvaatimuksista | Kunnes asia on päättynyt ja vanhentumisaika (yleensä kolme vuotta) on kulunut umpeen. Jos tietoihin sisältyy maksuja, ne säilytetään lisäksi kirjanpitoaineistona. |
| Varausta koskevat sähköposti-, WhatsApp- ja muut viestit | Kolme vuotta vuokrauksen päättymisestä |
| Tarjouspyynnöt, yhteydenottolomakkeen viestit ja muut viestit, jotka eivät johda varaukseen | 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta |
| Maksuistunnon evästeet | Kaksi tuntia (maksu kesken) ja 24 tuntia (maksukuitti) |
| Toistuvia lomakelähetyksiä rajoittavat laskurit | Enintään 24 tuntia |
| Analytiikka- ja mainosevästeet | Evästeasetuksissa ilmoitettu aika, enintään 13 kuukautta |
Miten poistamme tietoja
Varaus-, asiakas- ja kuljettajatiedot ovat varausjärjestelmässämme (HQ Rental Software). Poistamme kuukausittain ne ajokorttien ja henkilöllisyystodistusten kopiot, joiden säilytysaika on päättynyt. Kerran vuodessa poistamme tai anonymisoimme ne asiakastiedot sekä poistamme ne sähköpostit ja chat-viestit, joiden säilytysaika on päättynyt. Säilytämme vain sen, mitä tarvitsemme edelleen, kuten kirjanpitoaineiston, jonka laki velvoittaa meidät säilyttämään, ja poistamme senkin, kun sen säilytysaika päättyy. Poistetut tiedot voivat säilyä palveluntarjoajiemme salatuissa varmuuskopioissa rajoitetun ajan, kunnes ne korvautuvat uusilla tiedoilla.
Jos pyydät tietojesi poistamista
Poistamme kaiken, mitä meillä ei ole velvollisuutta säilyttää. Kerromme sinulle, mitä tietoja meidän on säilytettävä (esimerkiksi kirjanpitoaineisto) ja kuinka kauan.
7. Oikeutesi
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan sinulla on oikeus:
- •saada pääsy henkilötietoihin, joita käsittelemme sinusta, ja saada niistä jäljennös;
- •vaatia virheellisten tietojen oikaisemista ja puutteellisten tietojen täydentämistä;
- •vaatia tietojesi poistamista, ellei meidän ole säilytettävä niitä esimerkiksi kirjanpitoa varten;
- •vaatia käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa;
- •saada meille antamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen);
- •vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa käsittelyä;
- •peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, esimerkiksi analytiikka- ja mainosevästeiden osalta. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Lähetä pyynnöt osoitteeseen info@insidercarrental.com. Saatamme joutua ensin varmistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Monimutkaisissa pyynnöissä määräaikaa voidaan pidentää kahdella kuukaudella.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavalvontaviranomaiselle erityisesti siinä EU-maassa, jossa asut tai työskentelet. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).
9. Auton telematiikka
- •Autoissa voi olla telematiikkajärjestelmä, joka tallentaa auton sijainnin, ajetut kilometrit, ajotavan ja teknisen tilan. Tietoja käytetään auton paikantamiseen, vahinkojen, varkauksien, sakkojen ja huollon käsittelyyn sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.
- •Tietoja luovutetaan auton omistajalle, vakuutusyhtiöille tai viranomaisille vain silloin, kun se on näiden tarkoitusten kannalta välttämätöntä, ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
- •Emme käytä telematiikkatietoja matkasi seuraamiseen muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin.
10. Automaattinen päätöksenteko
- •Emme tee sinua koskevia päätöksiä, jotka perustuvat yksinomaan automaattiseen käsittelyyn, profilointi mukaan lukien, ja joilla on sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttavat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
- •Sivusto tarkistaa automaattisesti, mitkä autoluokat ovat kuljettajan iän perusteella vuokrattavissa, ja lisää nuoren kuljettajan lisämaksun silloin, kun se vuokrausehtojen mukaan peritään (18–25-vuotiaat kuljettajat). Kyse on julkaistuista vuokrausehdoista, joita sovelletaan kaikkiin samalla tavalla.
11. Tietoturva
- •Tiedot siirretään salattuja yhteyksiä (HTTPS) käyttäen.
- •Pääsy henkilötietoihin ja erityisesti henkilöllisyystodistusten kopioihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työssään.
- •Tietoja puolestamme käsitteleviä palveluntarjoajia sitovat tietojenkäsittelysopimukset.
12. Muutokset tähän selosteeseen
- •Voimme päivittää tätä selostetta, kun palvelumme tai lainsäädäntö muuttuvat. Sivun yläreunassa oleva päivämäärä kertoo, mikä versio on uusin.
- •Katso myös vuokrausehtomme.
Kysyttävää henkilötiedoistasi?
Jos haluat kysyä jotain tietojesi käsittelystä tai käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä.
