Esta política explica cómo tratamos tus datos personales cuando visitas insidercarrental.com, nos pides un presupuesto, te pones en contacto con nosotros, reservas un coche, o alquilas y conduces uno de nuestros vehículos.
1. Responsable del tratamiento
- •Globcar Oy, que opera con el nombre comercial Insider Car Rental (n.º de empresa 3565603-4), Korkalonkatu 31-33, 96200 Rovaniemi, Finlandia, info@insidercarrental.com.
- •Globcar Oy es el responsable del tratamiento de los datos personales de los arrendatarios y de los visitantes del sitio web. Envía cualquier pregunta o solicitud sobre privacidad a info@insidercarrental.com.
2. Qué datos recogemos y de dónde proceden
De ti, cuando reservas o pides un presupuesto
- •Nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
- •Datos del alquiler: fechas, horas y lugares de recogida y devolución, categoría del vehículo, paquete de protección, extras, código de descuento y precio.
- •La edad del conductor, que determina qué coches se pueden alquilar y si se aplica el suplemento por conductor joven (conductores de 18 a 25 años). No pedimos la fecha de nacimiento en línea.
- •Datos opcionales del conductor: número y fecha de caducidad del permiso de conducir, dirección, código postal, ciudad y país. Puedes dejarlos en blanco y facilitarlos en la oficina de alquiler.
- •Cualquier mensaje o nota que decidas escribir.
De ti, cuando utilizas el formulario de contacto
Nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, tu mensaje y las fechas de alquiler que menciones.
En la oficina de alquiler
Comprobamos el permiso de conducir y un documento de identidad (pasaporte o documento nacional de identidad) de cada conductor. Registramos los datos necesarios para el contrato de alquiler, como el nombre, la fecha de nacimiento, la dirección, el número del permiso de conducir, el país de expedición y la fecha de caducidad, y hacemos una copia del permiso de conducir y de la página con la fotografía del documento de identidad. Utilizamos las copias para verificar tu identidad, prevenir el fraude y facilitar tus datos a las autoridades o a las aseguradoras cuando la ley lo exija o cuando te veas implicado en un accidente de tráfico, un caso de daños o una investigación penal relacionados con el alquiler. No copiamos información que no necesitamos. También registramos la tarjeta utilizada para el depósito de garantía (a través del proveedor de pagos, sin el número completo de la tarjeta) y tomamos fotografías del estado del vehículo en la recogida y en la devolución.
De tus mensajes
Si te pones en contacto con nosotros por correo electrónico, WhatsApp u otro canal, tratamos los datos que decidas compartir, como tu nombre, tus datos de contacto, los datos de tu viaje y copias de documentos. Trasladamos a nuestro sistema de reservas los datos necesarios para tu alquiler y eliminamos del mensaje las copias de documentos.
De los proveedores de pagos
La confirmación de que un pago se ha realizado o ha fallado, el importe y una referencia de la transacción. Nunca vemos ni almacenamos el número completo de tu tarjeta.
Del vehículo
Datos telemáticos: consulta el apartado 9.
De autoridades y terceros
Notificaciones de multas de aparcamiento, sanciones de tráfico, peajes y reclamaciones por daños relacionadas con un alquiler, e información de las aseguradoras y del propietario del vehículo en casos de daños, robo y accidente.
Automáticamente, cuando navegas por el sitio web
Datos técnicos como la dirección IP, el tipo de navegador, las páginas visitadas y la hora de la visita, y los datos recogidos mediante cookies (consulta el apartado 8). La dirección IP también se utiliza para limitar los envíos repetidos de formularios.
Importante: No incluyas datos de salud ni otros datos sensibles en los campos de texto libre.
3. Para qué utilizamos tus datos y con qué base jurídica
| Finalidad | Base jurídica (artículo 6 del RGPD) |
|---|---|
| Responder a solicitudes de presupuesto y consultas, crear y gestionar tu reserva, cobrar el pago, enviar confirmaciones, entregar y recibir el coche | Ejecución de un contrato o aplicación, a petición tuya, de medidas precontractuales |
| Comprobar el permiso de conducir y la identidad de cada conductor | Contrato, nuestro interés legítimo en prevenir el fraude e identificar a la persona responsable del vehículo, y obligación legal cuando la ley nos exija comprobar el derecho a conducir o facilitar información a las autoridades |
| Contabilidad y registros fiscales | Obligación legal (Ley finlandesa de Contabilidad y Ley finlandesa sobre el Procedimiento de Liquidación Tributaria) |
| Facilitar los datos del conductor a las autoridades en caso de multas de tráfico | Obligación legal |
| Gestionar daños, robos, multas, peajes y reclamaciones al seguro | Contrato, obligación legal y nuestro interés legítimo en proteger nuestros vehículos y bienes |
| Telemática del vehículo (apartado 9) | Nuestro interés legítimo en localizar y proteger el vehículo y en gestionar daños, robos, multas y mantenimiento, el contrato de alquiler y, cuando proceda, una obligación legal |
| Atención al cliente por correo electrónico, WhatsApp y otros canales | Contrato y nuestro interés legítimo en responderte |
| Mantener la seguridad del sitio web y del sistema de reservas, prevenir el spam y los abusos, y corregir errores | Interés legítimo |
| Medir el uso del sitio web, utilizar cookies publicitarias y enviar a Google datos de contacto en formato hash para medir las conversiones de los anuncios | Tu consentimiento, que puedes retirar en cualquier momento |
Cuando nos basamos en el interés legítimo, lo hemos ponderado frente a tus derechos. Puedes oponerte en cualquier momento (consulta el apartado 7).
Si no facilitas los datos necesarios para una reserva (nombre, dirección de correo electrónico y un número de teléfono operativo), no podemos aceptar la reserva. Los datos del conductor que dejes en blanco en línea deben facilitarse en la oficina de alquiler antes de la entrega del coche.
4. Con quién compartimos los datos
Solo compartimos los datos que cada destinatario necesita.
Proveedores de servicios que tratan datos por cuenta nuestra
- •HQ Rental Software, nuestro sistema de gestión de reservas y alquileres. En él se almacenan los datos de la reserva, del cliente y del conductor, así como las copias de los permisos de conducir y de los documentos de identidad.
- •Stripe, que procesa los pagos con tarjeta en una página de pago segura. Los datos de la tarjeta van directamente a Stripe. Además, Stripe actúa como responsable del tratamiento independiente en lo que respecta a su propia prevención del fraude.
- •Resend, que envía correos electrónicos desde el sitio web, como las confirmaciones de las solicitudes de presupuesto y del formulario de contacto.
- •Supabase, que almacena las solicitudes de presupuesto y los mensajes del formulario de contacto.
- •Vercel, que aloja el sitio web y sus funciones de servidor.
- •Google: Google Workspace aloja nuestro correo electrónico. Con tu consentimiento, Google Tag Manager carga Google Analytics y Google Ads.
- •Cookiebot (Usercentrics), que registra tus preferencias de cookies.
- •Elfsight, que muestra nuestras reseñas de Google en el sitio web, solo con tu consentimiento.
- •Cloudflare, que distribuye el vídeo de la página de inicio, solo con tu consentimiento.
- •WhatsApp Business (Meta), si nos escribes por WhatsApp.
- •El proveedor del sistema telemático instalado en el vehículo.
- •Nuestros proveedores de servicios de contabilidad y de informática, cuando su trabajo lo requiera.
Otros destinatarios, solo cuando es necesario
- •El propietario del vehículo, las aseguradoras y las autoridades, para los fines indicados en el apartado 9 y en casos de daños, robo y accidente.
- •Las autoridades que imponen multas de tráfico, cuando la ley nos exige facilitar los datos del conductor.
- •Agencias de cobro, abogados o tribunales, si un importe reclamado queda sin pagar.
Si te pones en contacto con nosotros por WhatsApp, WhatsApp (Meta) también gestiona la conversación conforme a su propia política de privacidad. No vendemos tus datos personales.
5. Transferencias fuera del EEE
- •Algunos de nuestros proveedores de servicios tienen su sede en los Estados Unidos o pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo, entre ellos Stripe, Resend, Supabase, Vercel, Google, Cloudflare y Meta (WhatsApp). Las funciones de servidor del sitio web se ejecutan en Estocolmo, Suecia.
- •Cuando los datos salen del EEE, nos basamos en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. si el proveedor está certificado, o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Puedes pedirnos más información sobre estas garantías.
6. Cuánto tiempo conservamos los datos
| Datos | Plazo de conservación |
|---|---|
| Contratos de alquiler, facturas y registros de pagos | Seis años a partir del final del año natural en que terminó el ejercicio contable, conforme a lo exigido por la Ley finlandesa de Contabilidad y la Ley finlandesa sobre el Procedimiento de Liquidación Tributaria |
| Otros datos de reservas y clientes que no son documentos contables, como el número de teléfono, la dirección y las notas | Tres años desde el final del alquiler, para cubrir las reclamaciones dentro del plazo general de prescripción finlandés |
| Copias de permisos de conducir y de documentos de identidad | Se eliminan como máximo seis meses después de la devolución del coche, porque las notificaciones de multas de tráfico, peajes y cargos de aparcamiento pueden llegar hasta seis meses más tarde. Solo se conservan más tiempo si sigue abierto un caso de daños, robo, accidente, multa o un caso penal relacionado con el alquiler. |
| Datos telemáticos | Hasta seis meses después del final del alquiler o, si hay abierto un caso de daños, robo, accidente o multa, hasta que se cierre |
| Registros de daños, accidentes, multas y reclamaciones | Hasta que el asunto se cierre y haya transcurrido el plazo de prescripción (normalmente tres años), y como documentos contables cuando incluyan pagos |
| Mensajes sobre una reserva por correo electrónico, WhatsApp y otros canales | Tres años desde el final del alquiler |
| Solicitudes de presupuesto, mensajes del formulario de contacto y otros mensajes que no dan lugar a una reserva | 12 meses desde el último contacto |
| Cookies de la sesión de pago | Dos horas (pago en curso) y 24 horas (recibo del pago) |
| Contadores que limitan los envíos repetidos de formularios | Hasta 24 horas |
| Cookies analíticas y publicitarias | Según se indica en la configuración de cookies, como máximo 13 meses |
Cómo eliminamos los datos
Nuestro sistema de reservas (HQ Rental Software) contiene los datos de las reservas, de los clientes y de los conductores. Cada mes eliminamos las copias de permisos de conducir y de documentos de identidad cuyo plazo de conservación ha terminado. Cada año suprimimos o anonimizamos los datos de clientes cuyo plazo de conservación ha terminado y eliminamos los correos electrónicos y los mensajes de chat que se encuentran en la misma situación. Solo conservamos lo que aún necesitamos, como los documentos contables que la ley nos obliga a conservar, y lo eliminamos cuando termina su plazo de conservación. Los datos eliminados pueden permanecer durante un tiempo limitado en las copias de seguridad cifradas de nuestros proveedores de servicios hasta que se sobrescriban.
Si nos pides que suprimamos tus datos
Eliminamos todo lo que no estamos obligados a conservar. Te indicamos qué debemos conservar, por ejemplo los documentos contables, y durante cuánto tiempo.
7. Tus derechos
En virtud del RGPD tienes derecho a:
- •acceder a los datos personales que tenemos sobre ti y obtener una copia;
- •obtener la rectificación de los datos inexactos o incompletos;
- •obtener la supresión de tus datos, salvo que debamos conservarlos, por ejemplo por motivos contables;
- •obtener la limitación del tratamiento en determinadas situaciones;
- •recibir los datos que nos hayas facilitado en un formato estructurado y de lectura mecánica (portabilidad de los datos);
- •oponerte al tratamiento basado en nuestro interés legítimo;
- •retirar tu consentimiento en cualquier momento, por ejemplo para las cookies analíticas y publicitarias. Esto no afecta a la licitud del tratamiento realizado antes de la retirada.
Envía tus solicitudes a info@insidercarrental.com. Es posible que primero necesitemos confirmar tu identidad. Respondemos en el plazo de un mes, que puede prorrogarse dos meses más en el caso de solicitudes complejas.
También tienes derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos, en particular en el país de la UE en el que residas o trabajes. En Finlandia, esta autoridad es la Oficina del Defensor de la Protección de Datos (tietosuoja.fi).
9. Telemática del vehículo
- •Los vehículos pueden llevar instalado un sistema telemático que registra la ubicación, el kilometraje, el comportamiento de conducción y el estado técnico. Los datos se utilizan para localizar el vehículo, gestionar daños, robos, multas y mantenimiento, y cumplir las obligaciones legales.
- •Los datos se comunican al propietario del vehículo, a las aseguradoras o a las autoridades solo cuando es necesario para estos fines y de conformidad con el RGPD.
- •No utilizamos los datos telemáticos para seguir tus desplazamientos con ningún otro fin.
10. Decisiones automatizadas
- •No tomamos decisiones sobre ti basadas únicamente en un tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos en ti o te afecten significativamente de modo similar.
- •El sitio web comprueba automáticamente qué categorías de vehículos están disponibles según la edad del conductor y añade el suplemento por conductor joven cuando las condiciones de alquiler lo prevén (conductores de 18 a 25 años). Se trata de las condiciones de alquiler publicadas, que se aplican a todos por igual.
11. Seguridad
- •Los datos se envían a través de conexiones cifradas (HTTPS).
- •El acceso a los datos personales, y en especial a las copias de documentos de identidad, está limitado a las personas que lo necesitan para su trabajo.
- •Los proveedores de servicios que tratan datos por cuenta nuestra están vinculados por contratos de encargo del tratamiento.
12. Cambios en esta política
- •Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestros servicios o la legislación. La fecha que aparece en la parte superior de esta página indica la versión más reciente.
- •Consulta también nuestras Condiciones de alquiler.
¿Tienes dudas sobre tus datos?
Si tienes alguna pregunta sobre tus datos personales o quieres ejercer tus derechos, ponte en contacto con nosotros.
