Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie insidercarrental.com besuchen, ein Angebot bei uns anfragen, uns kontaktieren, ein Fahrzeug buchen oder eines unserer Fahrzeuge mieten und fahren.
1. Verantwortlicher
- •Globcar Oy, unter der Geschäftsbezeichnung Insider Car Rental (Unternehmenskennung 3565603-4), Korkalonkatu 31-33, 96200 Rovaniemi, Finnland, info@insidercarrental.com.
- •Globcar Oy ist Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Mietern und Besuchern der Website. Richten Sie Fragen oder Anliegen zum Datenschutz bitte an info@insidercarrental.com.
2. Welche Daten wir erheben und woher sie stammen
Von Ihnen, wenn Sie buchen oder ein Angebot anfragen
- •Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
- •Angaben zur Anmietung: Abhol- und Rückgabedatum, -uhrzeit und -ort, Fahrzeugklasse, Schutzpaket, Extras, Rabattcode und Preis.
- •Das Alter des Fahrers. Davon hängt ab, welche Fahrzeuge gemietet werden können und ob die Jungfahrergebühr anfällt (Fahrer im Alter von 18 bis 25 Jahren). Das Geburtsdatum fragen wir online nicht ab.
- •Freiwillige Angaben zum Fahrer: Führerscheinnummer und Ablaufdatum, Straße, Postleitzahl, Ort und Land. Sie können diese Felder leer lassen und die Angaben am Mietschalter nachreichen.
- •Nachrichten oder Anmerkungen, die Sie freiwillig verfassen.
Von Ihnen, wenn Sie das Kontaktformular nutzen
Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Ihre Nachricht und die von Ihnen genannten Mietdaten.
Am Mietschalter
Wir prüfen den Führerschein und ein Ausweisdokument (Reisepass oder Personalausweis) jedes Fahrers. Wir erfassen die für den Mietvertrag erforderlichen Angaben, etwa Name, Geburtsdatum, Anschrift, Führerscheinnummer, Ausstellungsland und Ablaufdatum, und fertigen eine Kopie des Führerscheins sowie der Lichtbildseite des Ausweisdokuments an. Die Kopien verwenden wir, um Ihre Identität zu überprüfen, Betrug zu verhindern und Ihre Angaben an Behörden oder Versicherer weiterzugeben, wenn das Gesetz dies verlangt oder wenn Sie an einem Verkehrsunfall, einem Schadensfall oder einem strafrechtlichen Ermittlungsverfahren im Zusammenhang mit der Anmietung beteiligt sind. Informationen, die wir nicht benötigen, kopieren wir nicht. Außerdem erfassen wir die für die Kaution verwendete Karte (über den Zahlungsdienstleister, ohne die vollständige Kartennummer) und dokumentieren den Zustand des Fahrzeugs bei Abholung und Rückgabe mit Fotos.
Aus Ihren Nachrichten
Wenn Sie uns per E-Mail, WhatsApp oder über einen anderen Kanal kontaktieren, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns freiwillig mitteilen, etwa Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Reisedaten und Kopien von Dokumenten. Die für Ihre Anmietung erforderlichen Angaben übertragen wir in unser Reservierungssystem und löschen die Dokumentkopien anschließend aus der Nachricht.
Von Zahlungsdienstleistern
Die Information, ob eine Zahlung erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist, den Betrag und eine Transaktionsreferenz. Ihre vollständige Kartennummer sehen und speichern wir zu keinem Zeitpunkt.
Aus dem Fahrzeug
Telematikdaten, siehe Abschnitt 9.
Von Behörden und Dritten
Mitteilungen über Parkverstöße, Verkehrsbußgelder, Mautgebühren und Schadensersatzforderungen im Zusammenhang mit einer Anmietung sowie Informationen von Versicherern und vom Fahrzeugeigentümer bei Schäden, Diebstählen und Unfällen.
Automatisch, wenn Sie die Website besuchen
Technische Daten wie IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seiten und Zeitpunkt des Besuchs sowie durch Cookies erhobene Daten (siehe Abschnitt 8). Die IP-Adresse wird außerdem verwendet, um wiederholte Formularübermittlungen zu begrenzen.
Wichtig: Bitte geben Sie in Freitextfeldern keine Gesundheitsdaten oder andere sensible Daten an.
3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage (Artikel 6 DSGVO) |
|---|---|
| Beantwortung von Angebots- und sonstigen Anfragen, Anlegen und Verwalten Ihrer Buchung, Zahlungsabwicklung, Versand von Bestätigungen, Übergabe und Rücknahme des Fahrzeugs | Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen |
| Prüfung des Führerscheins und der Identität jedes Fahrers | Vertragserfüllung, unser berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Betrug und an der Identifizierung der für das Fahrzeug verantwortlichen Person sowie rechtliche Verpflichtung, soweit das Gesetz uns vorschreibt, die Fahrberechtigung zu prüfen oder Behörden Auskunft zu erteilen |
| Buchführung und steuerliche Aufzeichnungen | Rechtliche Verpflichtung (finnisches Buchführungsgesetz und finnisches Gesetz über das Steuerveranlagungsverfahren) |
| Weitergabe der Daten des Fahrers an Behörden im Zusammenhang mit Verkehrsbußgeldern | Rechtliche Verpflichtung |
| Bearbeitung von Schäden, Diebstählen, Bußgeldern, Mautgebühren und Versicherungsfällen | Vertragserfüllung, rechtliche Verpflichtung und unser berechtigtes Interesse am Schutz unserer Fahrzeuge und unseres Eigentums |
| Fahrzeugtelematik (Abschnitt 9) | Unser berechtigtes Interesse an der Ortung und dem Schutz des Fahrzeugs sowie an der Bearbeitung von Schäden, Diebstählen, Bußgeldern und Wartung, die Erfüllung des Mietvertrags sowie gegebenenfalls eine rechtliche Verpflichtung |
| Kundenservice per E-Mail, WhatsApp und über andere Kanäle | Vertragserfüllung und unser berechtigtes Interesse, Ihre Anfragen zu beantworten |
| Sicherheit der Website und des Buchungssystems, Verhinderung von Spam und Missbrauch sowie Fehlerbehebung | Berechtigtes Interesse |
| Messung der Nutzung der Website, Werbe-Cookies und Übermittlung gehashter Kontaktdaten an Google zur Messung von Anzeigen-Conversions | Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können |
Soweit wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen, haben wir dieses gegen Ihre Rechte abgewogen. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 7).
Ohne die für eine Buchung erforderlichen Angaben (Name, E-Mail-Adresse und eine erreichbare Telefonnummer) können wir die Buchung nicht annehmen. Angaben zum Fahrer, die Sie online nicht ausfüllen, müssen Sie vor der Übergabe des Fahrzeugs am Mietschalter nachreichen.
4. An wen wir Daten weitergeben
Jeder Empfänger erhält nur die Daten, die er benötigt.
Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter)
- •HQ Rental Software, unser Reservierungs- und Vermietungssystem. Dort werden Buchungs-, Kunden- und Fahrerdaten sowie Kopien von Führerscheinen und Ausweisdokumenten gespeichert.
- •Stripe, das Kartenzahlungen auf einer sicheren Zahlungsseite abwickelt. Kartendaten gehen direkt an Stripe. Für die eigene Betrugsprävention handelt Stripe zudem als eigenständiger Verantwortlicher.
- •Resend, das E-Mails von der Website versendet, etwa Bestätigungen zu Angebotsanfragen und Nachrichten über das Kontaktformular.
- •Supabase, das Angebotsanfragen und Nachrichten aus dem Kontaktformular speichert.
- •Vercel, das die Website und ihre Serverfunktionen hostet.
- •Google: Google Workspace hostet unsere E-Mails. Mit Ihrer Einwilligung lädt Google Tag Manager Google Analytics und Google Ads.
- •Cookiebot (Usercentrics), das Ihre Cookie-Auswahl speichert.
- •Elfsight, das unsere Google-Bewertungen auf der Website anzeigt, nur mit Ihrer Einwilligung.
- •Cloudflare, das das Video auf der Startseite ausliefert, nur mit Ihrer Einwilligung.
- •WhatsApp Business (Meta), wenn Sie uns über WhatsApp schreiben.
- •Der Anbieter des Telematiksystems im Fahrzeug.
- •Unsere Dienstleister für Buchhaltung und IT, soweit ihre Tätigkeit dies erfordert.
Sonstige Empfänger, nur wenn erforderlich
- •Der Fahrzeugeigentümer, Versicherer und Behörden, für die in Abschnitt 9 genannten Zwecke sowie bei Schäden, Diebstählen und Unfällen.
- •Behörden, die Verkehrsbußgelder verhängen, wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, die Daten des Fahrers mitzuteilen.
- •Inkassounternehmen, Rechtsanwälte oder Gerichte, wenn eine Forderung nicht beglichen wird.
Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeitet auch WhatsApp (Meta) die Unterhaltung gemäß seinen eigenen Datenschutzbestimmungen. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.
5. Übermittlungen in Länder außerhalb des EWR
- •Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten oder verarbeiten Daten möglicherweise außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), darunter Stripe, Resend, Supabase, Vercel, Google, Cloudflare und Meta (WhatsApp). Die Serverfunktionen der Website laufen in Stockholm, Schweden.
- •Werden Daten in Länder außerhalb des EWR übermittelt, stützen wir uns auf den EU-US-Datenschutzrahmen (EU-U.S. Data Privacy Framework), sofern der Anbieter danach zertifiziert ist, oder auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Auf Anfrage erhalten Sie von uns weitere Informationen zu diesen Garantien.
6. Wie lange wir Daten speichern
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Mietverträge, Rechnungen und Zahlungsbelege | Sechs Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Geschäftsjahr geendet hat, wie es das finnische Buchführungsgesetz und das finnische Gesetz über das Steuerveranlagungsverfahren vorschreiben |
| Sonstige Buchungs- und Kundendaten, die keine Buchführungsunterlagen sind, etwa Telefonnummer, Anschrift und Anmerkungen | Drei Jahre ab dem Ende der Anmietung, um Ansprüche innerhalb der allgemeinen Verjährungsfrist nach finnischem Recht abwickeln zu können |
| Kopien von Führerscheinen und Ausweisdokumenten | Löschung spätestens sechs Monate nach Rückgabe des Fahrzeugs, da Mitteilungen über Verkehrsbußgelder, Mautgebühren und Parkentgelte bis zu sechs Monate später eingehen können. Eine längere Speicherung erfolgt nur, solange ein Schadens-, Diebstahl-, Unfall-, Bußgeld- oder Strafverfahren im Zusammenhang mit der Anmietung noch nicht abgeschlossen ist. |
| Telematikdaten | Bis zu sechs Monate nach Ende der Anmietung oder, wenn ein Schadens-, Diebstahl-, Unfall- oder Bußgeldfall offen ist, bis zu dessen Abschluss |
| Aufzeichnungen über Schäden, Unfälle, Bußgelder und Forderungen | Bis die Angelegenheit abgeschlossen und die Verjährungsfrist (in der Regel drei Jahre) abgelaufen ist, sowie als Buchführungsunterlagen, soweit sie Zahlungen enthalten |
| Nachrichten per E-Mail, WhatsApp und über andere Kanäle zu einer Buchung | Drei Jahre ab dem Ende der Anmietung |
| Angebotsanfragen, Nachrichten aus dem Kontaktformular und sonstige Nachrichten, die zu keiner Buchung führen | 12 Monate ab dem letzten Kontakt |
| Cookies für die Zahlungssitzung | Zwei Stunden (laufende Zahlung) und 24 Stunden (Zahlungsbeleg) |
| Zähler zur Begrenzung wiederholter Formularübermittlungen | Bis zu 24 Stunden |
| Analyse- und Werbe-Cookies | Wie in den Cookie-Einstellungen angegeben, höchstens 13 Monate |
Wie wir Daten löschen
In unserem Reservierungssystem (HQ Rental Software) sind Buchungs-, Kunden- und Fahrerdaten gespeichert. Jeden Monat löschen wir Kopien von Führerscheinen und Ausweisdokumenten, deren Speicherdauer abgelaufen ist. Jedes Jahr löschen oder anonymisieren wir Kundendaten und löschen E-Mails und Chatnachrichten, deren Speicherdauer abgelaufen ist. Wir bewahren nur auf, was wir noch benötigen, etwa Buchführungsunterlagen, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind, und löschen es nach Ablauf der jeweiligen Speicherdauer. Gelöschte Daten können noch für begrenzte Zeit in den verschlüsselten Sicherungskopien unserer Dienstleister verbleiben, bevor sie überschrieben werden.
Wenn Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen
Wir löschen alle Daten, zu deren Aufbewahrung wir nicht verpflichtet sind. Wir teilen Ihnen mit, welche Daten wir aufbewahren müssen, zum Beispiel Buchführungsunterlagen, und wie lange.
7. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht,
- •Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, und eine Kopie dieser Daten zu erhalten;
- •unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen;
- •Ihre Daten löschen zu lassen, sofern wir sie nicht aufbewahren müssen, zum Beispiel für die Buchführung;
- •in bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen;
- •Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit);
- •einer Verarbeitung zu widersprechen, die auf unserem berechtigten Interesse beruht;
- •eine erteilte Einwilligung, zum Beispiel in Analyse- und Werbe-Cookies, jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Richten Sie Ihre Anfragen bitte an info@insidercarrental.com. Gegebenenfalls müssen wir zunächst Ihre Identität überprüfen. Wir antworten innerhalb eines Monats; bei komplexen Anliegen kann sich diese Frist um weitere zwei Monate verlängern.
Sie haben außerdem das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat, in dem Sie wohnen oder arbeiten. In Finnland ist dies das Büro des Datenschutzbeauftragten (tietosuoja.fi).
9. Fahrzeugtelematik
- •Die Fahrzeuge können mit einem Telematiksystem ausgestattet sein, das Standort, Kilometerstand, Fahrverhalten und technischen Zustand erfasst. Die Daten werden verwendet, um das Fahrzeug zu orten, Schäden, Diebstähle, Bußgelder und Wartung zu bearbeiten und gesetzliche Pflichten zu erfüllen.
- •Daten werden an den Fahrzeugeigentümer, Versicherer oder Behörden nur weitergegeben, soweit dies für diese Zwecke erforderlich ist, und stets im Einklang mit der DSGVO.
- •Wir verwenden Telematikdaten nicht dazu, Ihre Fahrten zu anderen Zwecken nachzuverfolgen.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
- •Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhenden Entscheidungen über Sie, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.
- •Die Website prüft automatisch, welche Fahrzeugklassen für das Alter des Fahrers verfügbar sind, und schlägt die Jungfahrergebühr auf, soweit die Mietbedingungen sie vorsehen (Fahrer im Alter von 18 bis 25 Jahren). Dabei werden lediglich die veröffentlichten Mietregeln angewendet, und zwar für alle gleich.
11. Sicherheit
- •Daten werden über verschlüsselte Verbindungen (HTTPS) übertragen.
- •Der Zugriff auf personenbezogene Daten, insbesondere auf Kopien von Ausweisdokumenten, ist auf die Personen beschränkt, die ihn für ihre Arbeit benötigen.
- •Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gebunden.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
- •Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Das Datum oben auf dieser Seite gibt den Stand der aktuellen Fassung an.
- •Siehe auch unsere Mietbedingungen.
Fragen zu Ihren Daten?
Wenn Sie Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte.
